Notfallordner für Unternehmer: Was hineingehört

Stirbt ein Unternehmer unerwartet oder wird er durch Krankheit oder Unfall vorübergehend handlungsunfähig, entsteht im Unternehmen oft ein Informations- und Entscheidungsvakuum. Niemand weiß, wo welche Dokumente liegen, welche Vollmachten gelten, welche Verträge laufen oder wer befugt ist, dringliche Entscheidungen zu treffen.

Ein Notfallordner ist ein strukturierter Ordner, in dem alle für den Notfall relevanten Informationen, Dokumente und Anweisungen zusammengestellt sind. Die Fachliteratur betont, dass gerade bei mittelständischen Unternehmen eine solche Vorsorge dringend geboten ist — andernfalls muss im Ernstfall viel Zeit darauf verwandt werden, die für eine Fortführung erforderlichen Informationen überhaupt erst zu beschaffen.

Beschreibungen der Arbeitsplätze und Aufgaben der Mitarbeiter, insbesondere von Führungskräften und Schlüsselpersonen. Eine Übersicht darüber, wer im Notfall welche Aufgaben übernimmt. Ein Vertretungsplan, der regelt, welche Person den Unternehmer vertritt und welche Vollmachten dafür erforderlich sind.

Eine Übersicht aller Konten und Bankverbindungen einschließlich der Ansprechpartner bei den Banken. Dazu eine Liste aller Passwörter, PINs und Schlüssel für Schließfächer, Safes, Online-Dienste und verschlüsselte E-Mails.

Eine vollständige Vertragsübersicht — Gesellschaftsvertrag, Lieferanten-, Leasing-, Kredit- und Mietverträge — mit Ansprechpartnern, Vertragsnummern und den Aufbewahrungsorten der Originale.

Hinzu kommen eine Vermögensaufstellung für den Unternehmens- und den Privatbereich sowie eine Übersicht über Patent- und Schutzrechte wie Marken, Lizenzen und Designs.

Testament, Vorsorgevollmacht, Patienten- und Betreuungsverfügung sowie gegebenenfalls Gesellschafter-, Ehe- und Erbverträge.

Rechtlich besonders wichtig: Eine Vorsorgevollmacht, die auch den unternehmerischen Bereich abdeckt, ist für jeden Unternehmer ein Muss. Ohne sie könnte im Fall der Handlungsunfähigkeit ein gerichtlich bestellter Betreuer die Unternehmensführung übernehmen — was aufgrund gesetzlicher Beschränkungen und Genehmigungsvorbehalte für ein Unternehmen kaum erfolgreich steuerbar ist.

Die Vollmacht sollte zudem über den Tod hinaus gelten, um die Zeitspanne bis zur Klärung der Erbfolge zu überbrücken.

Eine Liste der Notfalladressen — Angehörige, Anwalt, Steuerberater, Mitarbeiter, Krankenkasse, Versicherungen, im Todesfall auch ein Bestatter — mit der Festlegung, in welcher Reihenfolge informiert wird. Außerdem klare Anweisungen, wer im Notfall Zugang zu welchen Dokumenten, Informationen und Vollmachten erhält.

Eine Dreijahresplanung zu Umsätzen, Kosten, Gewinnen und anstehenden Investitionen. Sie kann nicht nur Käufern Perspektiven aufzeigen, sondern auch als Grundlage für eine Unternehmensbewertung dienen.

Die Praxis zeigt, dass diese im Grunde einfachen Vorsorgemaßnahmen zu wenig Aufmerksamkeit erhalten. Viele Unternehmer tun sich schwer, sich mit dem eigenen Ausfall auseinanderzusetzen — sei es durch Testament, Vorsorgevollmacht oder Notfallordner.

Gerade bei Einzelunternehmen oder Einpersonen-Gesellschaften, in denen der Unternehmer alleiniger Inhaber oder alleiniger Gesellschafter-Geschäftsführer ist, führt sein Ausfall unmittelbar zur Führungslosigkeit. Bis ein Erbschein beschafft oder ein Betreuer bestellt ist, kann wertvolle Zeit vergehen — Zeit, in der das Unternehmen möglicherweise nicht handlungsfähig ist.

Ein Notfallordner ist kein juristisches Luxusgut, sondern eine pragmatische Vorsorgemaßnahme, die jedes Unternehmen unabhängig von Größe und Rechtsform vor ernsthaften Schäden bewahren kann. Er ergänzt die rechtlichen Instrumente wie Testament, Vorsorgevollmacht und Erbvertrag.

Seine volle Wirkung entfaltet er aber nur, wenn er regelmäßig auf Aktualität überprüft wird — etwa zum Jahresende.